«Wir freuen uns sehr darauf, unsere Zusammenarbeit mit Fidigit fortzusetzen, um die Prioritäten unserer HR-Roadmap in den kommenden Jahren weiter voranzutreiben.»
Emeria Swiss Holding SA ist eine führende Unternehmensgruppe in den Bereichen Immobilienbewirtschaftung, Immobilienbuchhaltung und Immobilienvermarktung in der Schweiz. Das Unternehmen ist sowohl in der Westschweiz als auch in der Deutschschweiz tätig und in beiden Regionen präsent.
Über viele Jahre hinweg wurden die HR-Prozesse dezentral verwaltet, mit verschiedenen Tools und ohne eine einheitliche integrierte Lösung. Das starke Wachstum des Unternehmens sowie die Weiterentwicklung der Organisation machten jedoch nach und nach die Grenzen dieses Ansatzes deutlich.
Die Geschäftsleitung erkannte deshalb rasch die Notwendigkeit, eine zentrale Lösung einzuführen, mit der sämtliche HR-Prozesse verwaltet werden können und die gleichzeitig den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird sowie dessen zukünftige Entwicklung unterstützt.
Angesichts der Herausforderungen bei der Digitalisierung seiner HR-Prozesse suchte Emeria nach einem Partner, der das Unternehmen während dieser Transformation begleiten konnte. In diesem Zusammenhang entstand die Zusammenarbeit mit Fidigit.
Von der Bedarfsanalyse über die Implementierung der Plattform bis hin zur Prozessdefinition und dem Change Management unterstützte Fidigit die Teams von Emeria in jeder Phase des Projekts, um einen reibungslosen und nachhaltigen Übergang sicherzustellen.
Heute ermöglicht Abacus Emeria die zentrale Verwaltung eines grossen Teils der HR-Prozesse, die zuvor dezentral abgewickelt wurden, insbesondere die Lohnverarbeitung, die Zeiterfassung, das Spesenmanagement, Mitarbeiterbeurteilungen sowie die Personalentwicklung.
In diesem Interview berichtet Beatrice Kohler, Leiterin Human Resources & Marketing der Emeria Switzerland Gruppe, über die Erfahrungen mit der Einführung der Abacus-Lösung für das Human Resources Management.
Beatrice Kohler erläutert die Gründe für diese Entscheidung, die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitenden sowie die zahlreichen Vorteile, von denen das Unternehmen heute profitiert. Darüber hinaus gibt sie Unternehmen, die noch zögern, ihre HR- und Administrationsprozesse zu digitalisieren, praktische Empfehlungen.
1. Vor der Zusammenarbeit mit Fidigit und der Einführung von Abacus im HR-Bereich: Mit welchen Herausforderungen waren Ihre HR-Teams hauptsächlich konfrontiert?
Beatrice Kohler: Unser Unternehmen ist durch verschiedene Übernahmen von KMU gewachsen. Dadurch wurden viele Prozesse weiterhin fragmentiert verwaltet, mit mehreren Tools und einem hohen Anteil manueller Tätigkeiten. Dies betraf insbesondere die Lohnverarbeitung, Abwesenheitsanträge, das Zeitmanagement sowie weitere HR-Prozesse. Dies erforderte einen hohen administrativen Aufwand, führte zu Doppelbearbeitungen und schränkte die Transparenz für die Geschäftsleitung, die Führungskräfte und die Mitarbeitenden ein.
2. Was hat Sie davon überzeugt, dass der Zeitpunkt gekommen war, Ihre HR-Prozesse zu transformieren?
Beatrice Kohler: Gemeinsam mit der Geschäftsleitung von Emeria wollten wir unsere HR-Funktion modernisieren und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten statt für administrative Aufgaben aufwenden. Es war wichtig, über eine integrierte Lösung zu verfügen, die Prozesse vereinfacht, die Datenqualität verbessert und sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften eine bessere Benutzererfahrung bietet.
3. Warum haben Sie sich für Fidigit und die Implementierung der Abacus-Lösung entschieden?
Beatrice Kohler: Wir suchten nach einer umfassenden, skalierbaren Lösung, die perfekt auf den Schweizer Markt abgestimmt ist. In diesem Zusammenhang lernten wir Fidigit und die ERP-Lösung Abacus kennen, die das Unternehmen als Partner der Abacus Research AG anbietet.
Von Anfang an schätzten wir insbesondere ihr umfassendes Know-how rund um Abacus, ihre Verfügbarkeit sowie ihre Fähigkeit, unsere geschäftlichen Anforderungen zu verstehen.
Das Team von Fidigit beschränkte sich nicht auf die Rolle eines technischen Integrators. Es begleitete uns während des gesamten Projekts in einem echten Partnerschaftsgeist, entwickelte auf unsere Organisation zugeschnittene Lösungen und leistete einen aktiven Beitrag zum Erfolg der Einführung.
Zudem ist Fidigit, genau wie Emeria, sowohl in der Westschweiz als auch in der Deutschschweiz präsent. Dies erleichterte es uns, das gesamte HR-Team einzubinden, das auf beide Regionen verteilt ist.
4. Was waren die grössten Herausforderungen während der Projektumsetzung?
Beatrice Kohler: Die grösste Herausforderung bestand darin, ein derart ambitioniertes Projekt innerhalb eines sehr engen Zeitplans von vier Monaten vom Kick-off bis zum Go-live umzusetzen, insbesondere in der ersten Phase mit kritischen Prozessen wie Lohnabrechnung, Zeit- und Abwesenheitsmanagement sowie Spesenabrechnung.
Wir mussten wichtige Fristen einhalten und gleichzeitig den laufenden Betrieb sicherstellen.
Der Projekterfolg beruhte zudem auf der Einbindung zahlreicher interner Anspruchsgruppen. Die HR-Teams waren naturgemäss stark gefordert, aber auch die Finanz- und IT-Abteilungen spielten eine zentrale Rolle. Es galt, die Verfügbarkeiten aller Beteiligten zu koordinieren, rasch Entscheidungen zu treffen und während des gesamten Projekts ein hohes Engagement aufrechtzuerhalten, parallel zum Tagesgeschäft.
Der Erfolg des Projekts basierte sowohl auf einer guten Koordination der internen Teams als auch auf der engen Zusammenarbeit mit Fidigit. Dank der strukturierten Begleitung und der Fachkompetenz von Fidigit konnten wir die Herausforderungen meistern und die Einführung termingerecht erfolgreich abschliessen.
5. Wie haben die Führungskräfte diese neue Arbeitsweise aufgenommen?
Beatrice Kohler: Die Einführung wurde sehr positiv aufgenommen. Die Führungskräfte schätzten rasch die Modernisierung der Werkzeuge und die Vereinfachung der Prozesse. Die Möglichkeit, sämtliche HR-Prozesse über eine einzige Plattform im Self-Service zu verwalten, stellt im Arbeitsalltag einen echten Mehrwert dar.
6. Wie waren die ersten Rückmeldungen der Mitarbeitenden nach der Einführung der Lösung?
Beatrice Kohler: Auch bei den Mitarbeitenden fiel die Resonanz sehr positiv aus. Von Anfang an wurde insbesondere die einfache Bedienung der Lösung geschätzt. Heute kann jede Person ihre Anliegen wie Abwesenheitsanträge, Spesenabrechnungen, die Einsicht in persönliche Informationen oder auch Jahresgespräche selbstständig erledigen. Dieser Self-Service-Ansatz in Kombination mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche erleichtert den Arbeitsalltag erheblich.
7. Welche wichtigsten Vorteile beobachten Sie heute dank der Nutzung von Abacus?
Beatrice Kohler: Die Vorteile sind vielfältig. Durch die Automatisierung der HR-Prozesse konnten wir den administrativen Aufwand und doppelte Datenerfassungen deutlich reduzieren. Die Datenqualität hat sich verbessert, Freigaben erfolgen schneller und die Nachvollziehbarkeit wurde erhöht.
Zudem verzeichnen wir eine erhebliche Zeitersparnis für die HR-Teams und die Führungskräfte, da benötigte Informationen einfacher zugänglich sind. Die Bündelung mehrerer Prozesse auf einer einzigen Plattform verbessert ausserdem die Datenqualität und erleichtert die HR-Steuerung, die Überwachung von Kennzahlen sowie die Analyse unserer Mitarbeitendenstruktur.
8. Wenn Sie eine besonders prägende Veränderung seit der Einführung der Lösung nennen müssten, welche wäre das?
Beatrice Kohler: Ich würde die vollständige Digitalisierung der HR-Prozesse nennen. Heute werden Abwesenheitsanträge, Spesenabrechnungen, Genehmigungen, die Erfassung verrechenbarer Leistungen für unsere Kunden, Jahresgespräche sowie die Zeiterfassung direkt in einer einzigen Umgebung mit klaren und transparenten Workflows abgewickelt. Dies stellt einen echten Kulturwandel dar und sorgt für mehr Eigenverantwortung bei Führungskräften und Mitarbeitenden.
9. Warum können Unternehmen Ihrer Meinung nach ihre HR-Prozesse nicht mehr so verwalten wie noch vor zehn Jahren?
Beatrice Kohler: Die Erwartungen haben sich grundlegend verändert. Mitarbeitende wünschen sich einfache, zugängliche und digitale Werkzeuge, die mit den Anwendungen vergleichbar sind, die sie auch im privaten Umfeld nutzen. Führungskräfte benötigen zuverlässige Informationen in Echtzeit, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Gleichzeitig nehmen regulatorische Anforderungen und die Bedürfnisse im Bereich Unternehmenssteuerung laufend zu. Deshalb benötigen HR-Abteilungen moderne Werkzeuge, die ihnen ermöglichen, effizienter zu arbeiten und sich auf ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren: die Mitarbeitenden zu begleiten und die Unternehmensstrategie zu unterstützen.
10. Abschliessend: Welchen Rat würden Sie Unternehmen geben, die noch zögern, ihre HR-Transformation zu starten?
Eine Transformation erfordert ein hohes Engagement aller Beteiligten, die Vorteile werden jedoch rasch sichtbar; sowohl hinsichtlich der Effizienz als auch bezüglich Servicequalität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Als Abacus Platin Partner begleitet Fidigit Sie in jeder Phase Ihrer digitalen Transformation.
Gemeinsam identifizieren wir die Lösungen, die optimal auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind, um Ihre Prozesse zu optimieren, die Employee Experience zu verbessern und die Weiterentwicklung Ihrer Organisation nachhaltig zu unterstützen.
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