«Durch den Einsatz von fidicare konnten wir deutliche und messbare Verbesserungen erzielen. So reduzierte sich der monatliche Fakturalauf von rund zwei Arbeitstagen auf etwa zwei Stunden.»
Die Stiftung WABE mit Sitz in Wald (ZH) begleitet erwachsene Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen auf ihrem Weg zu einem möglichst selbstbestimmten Leben. Mit vielfältigen Angeboten in den Bereichen Wohnen, Arbeiten und Beschäftigung fördert sie Autonomie, Teilhabe und Inklusion im Alltag. Mit ihren bedarfsgerechten Angeboten leistet die Stiftung einen wichtigen Beitrag zu mehr Inklusion und Lebensqualität.
Die Stiftung WABE war auf der Suche nach einem Partner, der eine intuitive und flexible Lösung bietet und gleichzeitig die Koordination der internen Prozesse vereinfacht. So wurde sie auf Fidigit als Abacus-Partner aufmerksam.
Besonders geschätzt werden die transparente und angenehme Zusammenarbeit sowie die offene Kommunikation mit dem Team von Fidigit, das stets unterstützend zur Seite steht und kontinuierlich Optimierungsvorschläge einbringt.
Für dieses Interview durften wir mit Srdjan Stevanovic, damals Bereichsleiter Finanzen und HR bei der Stiftung WABE, über die Einführung von fidicare und die Zusammenarbeit mit Fidigit sprechen.
Erfahren Sie im Interview, von welchen Vorteilen die Stiftung WABE durch die Einführung unserer Lösung fidicare profitieren konnte. Die speziell für die Bedürfnisse von IVSE-Institutionen entwickelte und laufend weiterentwickelte Lösung erleichtert nicht nur administrative Abläufe, sondern verändert und vereinfacht auch den Arbeitsalltag der betreuenden Mitarbeitenden nachhaltig.
1. Bevor Sie die Zusammenarbeit mit Fidigit begonnen und die fidicare-Lösung eingeführt haben, mit welchen Herausforderungen war die Stiftung damals am stärksten konfrontiert?
Srdjan Stevanovic: Die bisherige ERP-Lösung bestand aus verschiedenen Modulen, die nur teilweise miteinander verbunden waren. Dadurch waren bei mehreren Abläufen zusätzliche manuelle Arbeitsschritte erforderlich. Insbesondere wiederkehrende Prozesse waren teilweise zeitintensiv. Zudem wurde die bestehende Lösung als wenig flexibel und nicht durchgehend intuitiv wahrgenommen. Das Potenzial eines ERP-Systems zur Vereinfachung und Verbesserung von Prozessen konnte deshalb nur eingeschränkt genutzt werden.
2. Was waren die ausschlaggebenden Gründe für die Einführung einer neuen Lösung in Ihrer Stiftung?
Srdjan Stevanovic: Wir suchten eine integrierte und flexible ERP-Lösung, die den Anforderungen einer sozialen Institution entspricht. Die neue Lösung sollte dazu beitragen, Abläufe effizienter zu gestalten, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und relevante Daten zeitnah und zuverlässig zur Verfügung zu stellen.
3. Warum haben Sie sich für Fidigit als Implementierungspartner entschieden und wie erleben Sie die Zusammenarbeit?
Srdjan Stevanovic: Bei der Evaluation suchten wir sowohl nach einer geeigneten ERP-Lösung für soziale Institutionen als auch nach einem erfahrenen Implementierungspartner mit regionaler Nähe. Im Rahmen dieser Suche wurden wir auf Fidigit aufmerksam. Neben der fachlichen Ausrichtung waren auch die eingeholten Referenzauskünfte sowie der persönliche Kontakt für unseren Entscheid von Bedeutung. Die Zusammenarbeit erleben wir als angenehm, kundenorientiert und transparent. Besonders wichtig war für uns die offene Kommunikation, da ein ERP-Projekt ein hohes Mass an gegenseitigem Vertrauen erfordert. Wo im Projektverlauf Herausforderungen auftraten, wurden diese aufgenommen, gemeinsam analysiert und entsprechende Lösungen oder Verbesserungsmassnahmen umgesetzt.
4. Wie wurde die neue Lösung von den Mitarbeitenden aufgenommen?
Srdjan Stevanovic: Die Einführung der neuen Lösung wurde von den beteiligten Mitarbeitenden grundsätzlich positiv aufgenommen und als Erleichterung wahrgenommen. Die Projekt- und Einführungsphase erforderte eine sorgfältige Abstimmung, klare Definitionen und die aktive Mitarbeit des gesamten Teams. Die Mitarbeitenden waren motiviert, sich in die neue Lösung einzuarbeiten und den Umstieg gemeinsam mitzugestalten.
5. Gab es besondere Momente oder Herausforderungen, bei denen Fidigit Sie besonders gut unterstützt hat?
Srdjan Stevanovic: Besonders hilfreich war die enge Begleitung während der ersten produktiven Durchführungen zentraler Prozesse, insbesondere des Lohn- und Fakturalaufs. Dadurch konnten noch offene Punkte direkt erkannt und gemeinsam korrigiert werden. Auch bei den darauffolgenden monatlichen Durchführungen waren die zuständigen Fachpersonen gut erreichbar und konnten bei Bedarf kurzfristig beigezogen werden. Dies vermittelte Sicherheit und trug dazu bei, dass sich die neuen Abläufe rasch etablierten. Darüber hinaus gaben die Beratenden von Fidigit wertvolle Anregungen, bestehende Prozesse und Strukturen zu hinterfragen und im Zusammenhang mit der ERP-Einführung weiterzuentwickeln.
6. Konnten Sie durch den Einsatz von fidicare messbare Verbesserungen erzielen (z.B. Zeitersparnis, Automatisierung, Fehlerreduktion, usw.)?
Srdjan Stevanovic: Durch den Einsatz von fidicare konnten wir deutliche und messbare Verbesserungen erzielen. So reduzierte sich der monatliche Fakturalauf von rund zwei Arbeitstagen auf etwa zwei Stunden. Durch die strukturierte Einrichtung der Klientenstammdaten und die Anbindung an das Klientenverwaltungssystem konnten zudem die Datenqualität verbessert und Fehlerquellen reduziert werden. Dank der Hinterlegung der kantonalen Tarife stehen uns aktuelle Umsatzinformationen differenziert nach Organisationseinheiten zur Verfügung. Auch die Zuordnung des Personalaufwands wurde verbessert. Bei den Mitarbeitenden können verschiedene Kostenstellen und Konten direkt hinterlegt werden, wodurch die Personalaufwendungen genauer abgebildet und manuelle Umlagen weitgehend vermieden werden können.
Mit der Einführung von fidicare konnte die Stiftung WABE ihre administrativen Prozesse deutlich vereinfachen, die Datenqualität verbessern und wertvolle Zeitressourcen gewinnen. Besonders die enge, transparente und lösungsorientierte Zusammenarbeit mit Fidigit trug dazu bei, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt werden konnte.
Heute profitiert die Stiftung von einer integrierten Lösung, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert und den Mitarbeitenden mehr Raum für das Wesentliche schafft: die Begleitung von Menschen auf ihrem Weg zu einem selbstbestimmten Leben.
Gerne nehmen wir uns Zeit für ein unverbindliches Gespräch, um Ihre Bedürfnisse besser kennenzulernen und gemeinsam herauszufinden, wie fidicare Ihre Institution optimal unterstützen kann.
Jetzt Kontakt aufnehmen und die Möglichkeiten von fidicare entdecken.