« Nous sommes ravis de poursuivre notre collaboration avec Fidigit afin de faire avancer les priorités de notre feuille de route RH dans les années à venir. »
Emeria Swiss Holding SA est un groupe de référence dans les domaines de la gestion immobilière, de la comptabilité immobilière et de la commercialisation de biens immobiliers en Suisse. Présente à la fois en Suisse romande et en Suisse alémanique, l'entreprise est active dans les deux régions.
Pendant longtemps, les processus RH ont été gérés de manière décentralisée, à l'aide de différents outils et sans solution intégrée unique. Toutefois, la forte croissance de l'entreprise et l'évolution de son organisation ont progressivement mis en évidence les limites de cette approche.
La direction a ainsi rapidement constaté la nécessité de mettre en place une solution centralisée permettant de gérer l'ensemble des processus RH, tout en répondant aux besoins spécifiques de l'entreprise et en accompagnant son développement futur.
Face aux défis liés à la digitalisation de ses processus RH, Emeria recherchait un partenaire capable de l’accompagner tout au long de cette transformation. C’est dans ce contexte qu’est née la collaboration avec Fidigit.
De l’analyse des besoins à la mise en œuvre de la plateforme, en passant par la définition des processus et l’accompagnement au changement, Fidigit a épaulé les équipes d’Emeria à chaque étape du projet afin de garantir une transition fluide et durable.
Aujourd’hui, Abacus permet à Emeria de gérer de manière centralisée une grande partie des processus RH auparavant traités de façon décentralisée, notamment la gestion des salaires, la saisie des temps, les notes de frais, entretiens d’évaluation ainsi que le développement du personnel.
Dans cette interview réalisée avec Beatrice Kohler, Directrice des Ressources Humaines & Marketing au sein du groupe Emeria Switzerland, partage son expérience de l'adoption de la solution Abacus pour la gestion des ressources humaines.
Beatrice Kohler revient sur les raisons qui ont motivé ce choix, l'accueil réservé à la solution par les collaborateurs ainsi que sur les nombreux bénéfices dont l'entreprise continue de profiter aujourd'hui. Elle conclut également en partageant ses conseils aux entreprises qui hésitent encore à digitaliser leurs processus RH et administratifs.
1. Avant de collaborer avec Fidigit et d'intégrer Abacus dans la gestion des ressources humaines, quels étaient les principaux défis auxquels vos équipes RH étaient confrontées ?
Beatrice Kohler : Notre entreprise a généré une croissance grâce à des acquisitions de différents PME. En conséquence, nous gérions encore de nombreux processus de manière fragmentée, avec plusieurs outils et une part importante de tâches manuelles. Cela concernait notamment la paie, les demandes d'absences, la gestion du temps, ou encore certains processus RH. Cela demandait beaucoup de suivi administratif, générait des ressaisies et limitait la visibilité pour la direction, les managers comme pour les collaborateurs.
2. Qu'est-ce qui vous a convaincue qu'il était temps de transformer vos processus RH ?
Beatrice Kohler : Avec la direction générale de Emeria, nous avions la volonté de moderniser notre fonction RH et de consacrer davantage de temps à des activités à forte valeur ajoutée plutôt qu'à des tâches administratives. Il était important de disposer d'une solution intégrée, capable de simplifier les processus, de fiabiliser les données et d'offrir une meilleure expérience utilisateur à nos collaborateurs et à nos managers.
3. Pourquoi avez-vous choisi de travailler avec Fidigit et d'implémenter la solution Abacus ?
Beatrice Kohler : Nous recherchions une solution complète, évolutive et parfaitement adaptée au marché suisse. C'est dans ce contexte que nous avons découvert Fidigit et pris connaissance de la solution ERP Abacus qu'elle proposait en tant que partenaire d'Abacus Research SA.
Dès le début, nous avons particulièrement apprécié leur excellente maîtrise d'Abacus, leur disponibilité ainsi que leur capacité à comprendre nos besoins métier.
L'équipe de Fidigit ne s'est pas limitée à un simple rôle d'intégrateur technique : elle nous a accompagnés tout au long du projet dans un véritable esprit de partenariat, en proposant des solutions adaptées à notre organisation et en contribuant activement à la réussite de la mise en œuvre.
Et finalement, comme Emeria, Fidigit est présent dans la Suisse Romande ainsi que la Suisse alémanique, ce qui nous a permis d'embarquer toute l'équipe RH qui est répartie dans les deux régions.
4. Quels ont été les plus grands défis rencontrés pendant la mise en œuvre du projet ?
Beatrice Kohler : Le principal défi a été de mener un projet aussi ambitieux dans un calendrier serré de 4 mois du Kickoff au Go-Live, en particulier pour la première phase qui regroupait des processus critiques tels que la paie, la gestion du temps et des absences ainsi que les notes de frais. Nous avions des échéances à respecter, tout en devant garantir la continuité des opérations.
La réussite du projet reposait également sur la mobilisation de nombreuses parties prenantes en interne. Les équipes RH étaient naturellement très sollicitées, mais les équipes Finance et IT ont également joué un rôle essentiel. Il a fallu coordonner les disponibilités de chacun, prendre des décisions rapidement et maintenir un bon niveau d'engagement tout au long du projet, en parallèle de nos activités quotidiennes.
La réussite du projet a reposé sur une bonne coordination des équipes internes, mais également sur la collaboration étroite avec Fidigit. Son accompagnement structuré et son expertise nous ont permis de relever les défis du projet et d'assurer une mise en œuvre réussie dans les délais prévus.
5. Comment les managers ont-ils accueilli cette nouvelle manière de travailler ?
Beatrice Kohler : L'accueil a été très positif. Les managers ont rapidement apprécié la modernisation des outils et la simplification des processus. Le fait de disposer d'une plateforme unique pour gérer l'ensemble des processus RH en libre-service représente un réel confort au quotidien.
6. Et du côté des collaborateurs, quels ont été les premiers retours après la mise en place de la solution ?
Beatrice Kohler : L'accueil a également été très positif. Dès le départ, les collaborateurs ont particulièrement apprécié la simplicité d'utilisation de la solution. Chacun peut désormais effectuer ses démarches, comme les demandes d'absence, les notes de frais, la consultation de ses informations personnelles ou encore les entretiens annuels, de manière autonome. Cette approche en libre-service, associée à une expérience utilisateur simple et intuitive, facilite considérablement le quotidien.
7. Quels sont les principaux bénéfices que vous observez aujourd'hui grâce à l’utilisation de Abacus ?
Beatrice Kohler : Les bénéfices sont nombreux. Nous avons considérablement réduit les tâches administratives et les doubles saisies grâce à l'automatisation des processus RH. Les données sont plus fiables, les validations sont plus rapides et nous disposons d'une meilleure traçabilité.
Nous constatons également un gain de temps significatif pour les équipes RH comme pour les managers, qui peuvent accéder plus facilement aux informations dont ils ont besoin. Enfin, le fait de centraliser plusieurs processus dans une seule plateforme améliore la qualité des données et facilite le pilotage RH, le suivi des indicateurs clés et la visualisation de notre population.
8. Si vous deviez citer un changement particulièrement marquant depuis la mise en place de la solution, lequel serait-ce ?
Beatrice Kohler : Je dirais la digitalisation complète des processus RH. Aujourd'hui, les demandes d'absence, les notes de frais, les validations, la saisie des prestations facturables auprès de nos clients, les entretiens annuels ou encore le suivi du temps sont réalisés directement dans un environnement unique, avec des workflows clairs et transparents. Cela représente un véritable changement de culture, avec davantage d'autonomie pour les managers et les collaborateurs.
9. Selon vous, pourquoi les entreprises ne peuvent-elles plus continuer à gérer les RH comme il y a dix ans ?
Beatrice Kohler : Les attentes ont profondément évolué. Les collaborateurs souhaitent des outils simples, accessibles et digitaux, comparables à ceux qu'ils utilisent dans leur vie quotidienne. Les managers ont besoin d'informations fiables et disponibles en temps réel pour prendre leurs décisions. Dans le même temps, les exigences réglementaires et les besoins en pilotage sont de plus en plus importants. Les RH doivent donc disposer d'outils modernes qui leur permettent d'être plus efficaces et de se concentrer sur leur véritable rôle : accompagner les collaborateurs et soutenir la stratégie de l'entreprise.
10. Pour conclure, quel conseil donneriez-vous aux entreprises qui hésitent encore à lancer leur transformation RH ?
Beatrice Kohler : Je leur dirais qu'il ne faut pas considérer un projet de digitalisation RH comme un simple projet informatique, mais comme un véritable investissement pour transformer à la fois la fonction RH et l'entreprise. Il est essentiel d'impliquer les utilisateurs dès le début, de définir des objectifs clairs et de s'entourer d'un partenaire de confiance.
La transformation demande une implication forte, mais les bénéfices sont rapidement visibles, aussi bien en termes d'efficacité que de qualité de service et de satisfaction des collaborateurs.
En tant que partenaire Platine d'Abacus, Fidigit vous accompagne à chaque étape de votre transformation digitale.
Ensemble, nous identifions les solutions les mieux adaptées à vos besoins afin d'optimiser vos processus, améliorer l'expérience de vos collaborateurs et soutenir le développement de votre organisation.
Contactez-nous pour un entretien sans engagement et découvrez les possibilités offertes par Abacus.