« Grâce à fidicare, nous avons obtenu des améliorations significatives et mesurables. Notre processus mensuel de facturation est passé d'environ deux jours de travail à près de deux heures. »
La Fondation WABE, basée à Wald (ZH), accompagne des adultes présentant des déficiences cognitives vers une vie aussi autonome et autodéterminée que possible. Grâce à une offre variée dans les domaines de l'habitat, du travail et des activités de jour, elle favorise l'autonomie, la participation et l'inclusion au quotidien. Avec ses prestations adaptées aux besoins individuels, la fondation contribue activement à améliorer l'inclusion et la qualité de vie.
La Fondation WABE recherchait un partenaire capable de proposer une solution intuitive et flexible tout en simplifiant la coordination des processus internes. C'est ainsi qu'elle a découvert Fidigit en tant que partenaire Abacus.
La fondation apprécie particulièrement la collaboration transparente et agréable ainsi que la communication ouverte avec l'équipe Fidigit, toujours disponible pour apporter son soutien et proposer des pistes d'amélioration continues.
Nous avons eu le plaisir d'échanger avec Srdjan Stevanovic, alors Responsable Finance et RH de la Fondation WABE, au sujet de l'introduction de fidicare et de la collaboration avec Fidigit.
Découvrez dans cet entretien les bénéfices concrets que la Fondation WABE a obtenus grâce à fidicare, une solution spécialement conçue et constamment développée pour répondre aux besoins des institutions IVSE. Elle simplifie non seulement les processus administratifs, mais transforme durablement le quotidien des collaborateurs accompagnants.
1. Avant de commencer votre collaboration avec Fidigit et de mettre en place la solution fidicare, quels étaient les principaux défis auxquels la Fondation WABE était confrontée ?
Srdjan Stevanovic: La solution ERP utilisée auparavant était composée de différents modules qui n’étaient que partiellement interconnectés. Par conséquent, de nombreux processus nécessitaient des étapes de travail manuelles supplémentaires. Les processus récurrents, en particulier, demandaient beaucoup de temps. De plus, la solution existante était perçue comme peu flexible et pas toujours intuitive. Ainsi, le potentiel d’un ERP pour simplifier et améliorer les processus ne pouvait être exploité que de manière limitée.
2. Quelles ont été les principales raisons qui vous ont conduits à introduire une nouvelle solution au sein de votre fondation ?
Srdjan Stevanovic: Nous recherchions une solution ERP intégrée et flexible, capable de répondre aux besoins spécifiques d’une institution sociale. La nouvelle solution devait contribuer à rendre les processus plus efficaces, à réduire les tâches manuelles et à mettre à disposition des données pertinentes de manière fiable et en temps opportun.
3. Pourquoi avez-vous choisi Fidigit comme partenaire d’implémentation et comment évaluez-vous la collaboration ?
Srdjan Stevanovic: Lors de notre phase d’évaluation, nous recherchions à la fois une solution ERP adaptée aux institutions sociales et un partenaire d’implémentation expérimenté, bénéficiant d’une proximité régionale. C’est dans ce contexte que nous avons découvert Fidigit. Outre son expertise dans le domaine, les références obtenues ainsi que les échanges personnels ont également joué un rôle important dans notre décision.
Nous qualifions la collaboration d’agréable, transparente et orientée client. La communication ouverte était particulièrement importante pour nous, car un projet ERP exige un niveau élevé de confiance mutuelle. Lorsque des défis se sont présentés au cours du projet, ils ont été pris en compte, analysés conjointement et traités au moyen de solutions ou de mesures d’amélioration appropriées.
4. Comment la nouvelle solution a-t-elle été accueillie par les collaborateurs ?
Srdjan Stevanovic: L’introduction de la nouvelle solution a été globalement accueillie de manière positive par les collaborateurs concernés et perçue comme une véritable simplification du travail quotidien. La phase de projet et de déploiement a nécessité une coordination rigoureuse, des définitions claires et une participation active de l’ensemble de l’équipe. Les collaborateurs étaient motivés à se familiariser avec le nouvel outil et à contribuer activement à cette transition.
5. Y a-t-il eu des moments particuliers ou des défis pour lesquels Fidigit vous a apporté un soutien particulièrement précieux ?
Srdjan Stevanovic: L’accompagnement étroit lors des premières exécutions en production des processus clés, notamment la paie et la facturation, a été particulièrement utile. Cela a permis d’identifier rapidement les points encore ouverts et de les corriger conjointement.
Lors des cycles mensuels qui ont suivi, les spécialistes responsables sont restés facilement joignables et pouvaient intervenir rapidement lorsque cela était nécessaire. Cela nous a apporté un sentiment de sécurité et a contribué à l’adoption rapide des nouveaux processus.
Par ailleurs, les consultants de Fidigit nous ont apporté de précieuses réflexions pour remettre en question certaines pratiques existantes et faire évoluer nos processus ainsi que nos structures dans le cadre de l’introduction de l’ERP.
6. Avez-vous obtenu des améliorations mesurables grâce à l’utilisation de fidicare (par exemple gain de temps, automatisation, réduction des erreurs, etc.) ?
Srdjan Stevanovic: Grâce à fidicare, nous avons obtenu des améliorations significatives et mesurables. Ainsi, notre processus mensuel de facturation est passé d’environ deux journées de travail à près de deux heures seulement.
La structuration des données de base des bénéficiaires ainsi que l’intégration avec le système de gestion des clients nous ont également permis d’améliorer la qualité des données tout en réduisant les sources potentielles d’erreurs.
Grâce à l’intégration des tarifs cantonaux, nous disposons désormais d’informations actualisées sur le chiffre d’affaires, ventilées par unité organisationnelle. L’affectation des charges de personnel a également été optimisée. Différents centres de coûts et comptes peuvent être directement attribués aux collaborateurs, ce qui permet une ventilation plus précise des frais de personnel et réduit considérablement le recours aux répartitions manuelles.
Grâce à l’introduction de fidicare, la Fondation WABE a considérablement simplifié ses processus administratifs, amélioré la qualité de ses données et dégagé un temps précieux pour ses équipes. La collaboration étroite, transparente et orientée solutions avec Fidigit a largement contribué à la réussite du projet.
Aujourd’hui, la fondation bénéficie d’une solution intégrée qui facilite concrètement le travail quotidien et offre aux collaborateurs davantage de temps pour ce qui compte vraiment : l’accompagnement des personnes vers une vie aussi autonome et autodéterminée que possible.
Nous serons ravis de prendre le temps d’échanger avec vous lors d’un entretien sans engagement afin de mieux comprendre vos besoins et d’examiner ensemble comment fidicare peut soutenir au mieux votre institution.
Contactez-nous dès aujourd’hui et découvrez toutes les possibilités offertes par fidicare.