«Siamo lieti di proseguire la nostra collaborazione con Fidigit per portare avanti le priorità della nostra roadmap HR negli anni a venire.»
Emeria Swiss Holding SA è un gruppo di riferimento in Svizzera nei settori dell'amministrazione immobiliare, della contabilità immobiliare e dell'intermediazione di beni immobili. Attiva sia nella Svizzera romanda sia nella Svizzera tedesca, l'azienda opera su tutto il territorio nazionale.
Per molti anni i processi HR sono stati gestiti in modo decentralizzato, attraverso diversi strumenti e senza una piattaforma integrata unica. Con la crescita sostenuta dell'azienda e l'evoluzione della sua organizzazione, i limiti di questo approccio sono diventati sempre più evidenti.
La direzione ha quindi riconosciuto rapidamente la necessità di introdurre una soluzione centralizzata in grado di gestire l'intero ciclo dei processi HR, rispondendo al contempo alle esigenze specifiche dell'azienda e sostenendone lo sviluppo futuro.
Di fronte alle sfide legate alla digitalizzazione dei processi HR, Emeria era alla ricerca di un partner capace di accompagnarla lungo tutto il percorso di trasformazione. In questo contesto è nata la collaborazione con Fidigit.
Dall'analisi delle esigenze all'implementazione della piattaforma, passando per la definizione dei processi e la gestione del cambiamento, Fidigit ha supportato i vari reparti gestionali di Emeria in ogni fase del progetto, garantendo una transizione fluida e sostenibile.
Oggi Abacus consente a Emeria di gestire in modo centralizzato gran parte dei processi HR precedentemente distribuiti tra diversi strumenti, tra cui la gestione salariale, la rilevazione delle presenze, il rimborso spese dei collaboratori, i colloqui di valutazione e lo sviluppo del personale.
In questa intervista, Beatrice Kohler, Direttrice Risorse Umane e Marketing del Gruppo Emeria Switzerland, racconta la sua esperienza nell'adozione della soluzione Abacus per la gestione delle risorse umane.
Ripercorre le motivazioni alla base della scelta, l'accoglienza riservata alla soluzione da parte di manager e collaboratori, nonché i numerosi benefici che l'azienda continua a ottenere oggi. Condivide inoltre alcuni consigli per le organizzazioni che stanno valutando la digitalizzazione dei propri processi HR e amministrativi.
1. Prima della collaborazione con Fidigit e dell'introduzione di Abacus, quali erano le principali sfide per il vostro team HR?
Beatrice Kohler: La nostra azienda è cresciuta attraverso l'acquisizione di diverse PMI. Di conseguenza, molti processi erano ancora gestiti in modo frammentato, con diversi strumenti e una significativa componente manuale. Questo riguardava in particolare l'elaborazione delle paghe, le richieste di assenza, la gestione del tempo e altri processi HR. Tutto ciò richiedeva un importante lavoro amministrativo, generava duplicazioni di inserimento dati e limitava la visibilità per la direzione, i manager e i collaboratori.
2. Cosa vi ha convinto che fosse arrivato il momento di trasformare i processi HR?
Beatrice Kohler: Insieme alla Direzione Generale di Emeria volevamo modernizzare la funzione HR e dedicare più tempo ad attività ad alto valore aggiunto, riducendo il peso delle attività amministrative. Era fondamentale disporre di una soluzione integrata capace di semplificare i processi, garantire l'affidabilità dei dati e offrire una migliore esperienza d'uso a collaboratori e manager.
3. Perché avete scelto Fidigit e la soluzione Abacus?
Beatrice Kohler: Eravamo alla ricerca di una soluzione completa, scalabile e perfettamente adatta al mercato svizzero. In questo contesto abbiamo scoperto Fidigit e la piattaforma ERP Abacus, proposta da Fidigit in qualità di partner di Abacus Research SA.
Fin dall'inizio abbiamo apprezzato la loro profonda conoscenza di Abacus, la disponibilità e la capacità di comprendere le nostre esigenze operative.
Il team Fidigit non si è limitato al ruolo di integratore tecnico, ma ci ha accompagnato durante tutto il progetto in un autentico spirito di partnership, proponendo soluzioni adeguate alla nostra organizzazione e contribuendo attivamente al successo dell'implementazione.
Inoltre, come Emeria, anche Fidigit è presente sia nella Svizzera romanda sia nella Svizzera tedesca, un elemento che ci ha permesso di coinvolgere efficacemente l'intero team HR distribuito nelle due regioni linguistiche.
4. Quali sono state le principali sfide durante l'implementazione?
Beatrice Kohler: La sfida principale è stata realizzare un progetto così ambizioso in soli quattro mesi, dal kick-off al go-live. In particolare, la prima fase comprendeva processi critici come le paghe, la gestione del tempo e delle assenze e le note spese.
Dovevamo rispettare scadenze precise garantendo al contempo la continuità operativa.
Il successo del progetto ha richiesto il coinvolgimento di numerosi stakeholder interni. Oltre alle risorse umane, anche i team Finance e IT hanno svolto un ruolo essenziale. È stato necessario coordinare le disponibilità di tutti, prendere decisioni rapide e mantenere un elevato livello di coinvolgimento parallelamente alle attività quotidiane.
5. Come hanno reagito i manager a questo nuovo modo di lavorare?
Beatrice Kohler: L'accoglienza è stata molto positiva. I manager hanno apprezzato rapidamente la modernizzazione degli strumenti e la semplificazione dei processi. Disporre di un'unica piattaforma self-service per gestire tutti i processi HR rappresenta un vantaggio concreto nella gestione quotidiana.
6. E quali sono stati i primi riscontri dei collaboratori?
Beatrice Kohler: Anche da parte dei collaboratori il riscontro è stato estremamente positivo. Fin dall'inizio hanno apprezzato la semplicità d'uso della soluzione. Oggi ciascuno può gestire autonomamente richieste di assenza, note spese, consultazione dei dati personali e colloqui annuali. L'approccio self-service e l'esperienza utente intuitiva semplificano notevolmente il lavoro quotidiano.
7. Quali benefici osservate oggi grazie ad Abacus?
Beatrice Kohler: I vantaggi sono numerosi. Abbiamo ridotto in modo significativo le attività amministrative e le doppie registrazioni grazie all'automazione dei processi HR. I dati sono più affidabili, le approvazioni più rapide e la tracciabilità è migliorata.
Registriamo inoltre un importante risparmio di tempo sia per il team HR sia per i manager, che possono accedere più facilmente alle informazioni necessarie. La centralizzazione dei processi in un'unica piattaforma migliora la qualità dei dati e facilita il monitoraggio degli indicatori chiave e della nostra popolazione aziendale.
8. Qual è il cambiamento più significativo introdotto dalla soluzione?
Beatrice Kohler: Direi la completa digitalizzazione dei processi HR. Oggi richieste di assenza, note spese, approvazioni, registrazione delle prestazioni fatturabili ai clienti, colloqui annuali e rilevazione del tempo vengono gestiti in un unico ambiente con workflow chiari e trasparenti. Si tratta di un vero cambiamento culturale che favorisce una maggiore autonomia di manager e collaboratori.
9. Perché oggi non è più possibile gestire le risorse umane come dieci anni fa?
Beatrice Kohler: Le aspettative sono profondamente cambiate. I collaboratori desiderano strumenti semplici, accessibili e digitali, simili a quelli che utilizzano nella vita privata. I manager necessitano di informazioni affidabili e disponibili in tempo reale. Parallelamente, i requisiti normativi e le esigenze di controllo sono diventati più complessi. Le risorse umane hanno quindi bisogno di strumenti moderni che consentano loro di essere più efficienti e di concentrarsi sul proprio ruolo strategico.
10. Quale consiglio darebbe alle aziende che stanno ancora valutando la trasformazione HR?
La trasformazione richiede impegno, ma i benefici diventano rapidamente tangibili in termini di efficienza, qualità del servizio e soddisfazione dei collaboratori.
In qualità di Abacus Platin Partner, Fidigit vi accompagna in ogni fase della vostra trasformazione digitale.
Insieme identifichiamo le soluzioni più adatte alle vostre esigenze per ottimizzare i processi, migliorare l’esperienza dei collaboratori e sostenere lo sviluppo della vostra organizzazione.
Contattateci per un colloquio senza impegno e scoprite le possibilità offerte da Abacus.